Mùa Cô Vy rất nhiều công ty nghĩ làm việc ở nhà tức là…cho nhân viên ở nhà làm việc. Mọi thứ không đơn giản như vậy. Làm việc ở nhà đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ càng, với nhiều công cụ công nghệ hỗ trợ. Hi vọng những hướng dẫn này sẽ có ích cho các bạn.
Hướng dẫn này là một phần của Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP) của tập đoàn MVV, được thiết kế để hỗ trợ bạn và các đồng nghiệp trong quá trình làm việc từ xa.
Khi tình trạng dịch COVID-19 trở nên nghiêm trọng hơn, lãnh đạo của bạn sẽ phải thường xuyên cân nhắc đến khả năng làm việc từ xa nhằm giúp bảo vệ các bạn và tuân thủ yêu cầu của chính quyền hay Bộ Y tế
Ưu tiên hàng đầu của chúng ta là sức khỏe của các bạn và làm những gì có thể để giảm thiểu tác động của virus đối với cộng đồng. Ưu tiên thứ hai là đáp ứng trách nhiệm của chúng ta đối với khách hàng và đồng nghiệp bằng cách tiếp tục hoạt động và làm việc.
MVV và các công ty của chúng ta vẫn tiếp tục mở cửa hoạt động. Tuy nhiên, tùy tình hình, văn phòng của chúng tôi có thể duy trì hoạt động của nhân viên ở mức độ hạn chế và chuyển sang chế độ Làm việc Từ xa với phần lớn nhân viên.
Thuật ngữ làm việc từ xa được hiểu là bạn sẽ làm việc trong thời gian làm việc như trước tại một địa điểm ngoài văn phòng, vẫn đảm bảo cung cấp chất lượng công việc như bình thường, phối hợp với đồng nghiệp bằng việc sử dụng công nghệ, đồng thời trả lời các yêu cầu của khách hàng, của cấp trên và nhóm của mình.
Trong bất cứ lý do nào nếu bạn không thể làm việc từ xa hoặc gặp khó khăn với bất kỳ vấn đề gì, vui lòng trao đổi với người quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự (HR) của MVV (Ms. Bình)
Vui lòng đọc những thông tin dưới đây để giữ gìn sức khỏe, được kết nối và nhận hỗ trợ đầy đủ khi làm việc từ xa.
LỢI ÍCH CỦA BẠN
• Thiết lập một chế độ tốt hơn trong phòng chống dịch bệnh bằng cách xây dựng cơ chế và lịch làm việc tại địa điểm làm việc từ xa.
• Nếu có thể, hãy tách biệt không gian làm việc khỏi vị trí bạn nghỉ ngơi khi ở nhà, ví dụ hãy sử dụng bàn hoặc ghế khác.
• Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng khi làm việc để tạo ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Hãy nhớ kiểm tra với đội nhóm của bạn và dành thời gian hỏi thăm những người khác đang làm việc như thế nào.
• Nếu bạn cần thêm hỗ trợ, hãy liên hệ với quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự (HR).
• Tuân thủ các biện pháp bảo vệ cơ bản như rửa tay thường xuyên hơn, lâu hơn và giữ khoảng cách 2m với người khác ở những nơi đông người.
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
• Khách hàng cần sự sáng tạo, kỹ năng và tài nguyên của chúng ta hơn bao giờ hết. Hãy tiếp tục tập trung vào dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách xuất sắc nhất.
• Tiếp tục lên kế hoạch gọi điện thường xuyên cho khách hàng như khi bạn đang làm việc tại văn phòng.
• Tại bất cứ địa điểm nào có thể, hãy thực hiện các cuộc gọi hoặc video calls hội nghị.
• Trao đổi trực tiếp với cấp trên của mình về các yêu cầu của khách hàng.
• Trở thành đầu mối liên hệ duy nhất với khách hàng để xử lý bất cứ vấn đề gì phát sinh khi làm việc từ xa.
CÔNG NGHỆ LUÔN SẴN SÀNG
• Nếu bạn ở văn phòng, hãy mang laptop, bộ sạc và phụ kiện máy tính (như tai nghe) về nhà mỗi ngày.
• Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào bất ký phần mềm cộng tác nào mà bạn cần, ví dụ như MVV Knowledge. Đảm bảo công cụ tin nhắn/video call và công cụ cộng tác mà công ty bạn đang sự dụng được cài đặt và hoạt động trên các thiết bị của công ty và cá nhân (laptop và điện thoại di động).
• Hãy đảm bảo tất cả các file quan trọng có trên ổ cứng của công ty cho phép bạn truy cập từ xa.
• Đảm bảo khi cần, bạn có quyền truy cập vào các ứng dụng chính bằng cách cài đặt phần mềm phù hợp.
DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐỘI NHÓM
• Sử dụng Workplace, Basecamp, Zoom và Discord để duy trì liên lạc. Như các bạn cũng biết, Workplace dành để chia sẻ và học tập, Basecamp để quản lý dự án, Zoom để trao đổi trực tiếp và Discord để giữ liên lạc tập thể trong suốt thời gian làm việc
• Nếu bạn hiện không sử dụng phần mềm nào, hãy lập tức tải xuống các ứng dụng này trên máy tính để bàn, máy tính xách tay và điện thoại của bạn
• Sử dụng các tính năng Teams calls, video và webchats, cũng như điện thoại và video hội nghị, chứ không chỉ mỗi email
• Chia sẻ trong nhóm số điện thoại di động và điện thoại bàn dự phòng
• Người quản lý cần chỉ rõ vai trò của mỗi người cũng như cam kết công việc, và xác nhận khi một thành viên cần sẵn sàng làm việc online
• Người quản lý cần lên lịch thường xuyên (tối thiểu là theo ngày) các cuộc họp để duy trì liên lạc
• Thực hiện các cuộc gọi video nếu có thể
• Cần chỉ rõ các hành động cụ thể khi kết thúc mỗi buổi họp
BẮT ĐẦU NGÀY LÀM VIỆC TỪ XA THẾ NÀO?
1. KHÔNG GIAN LÀM VIỆC SẴN SÀNG
• Đảm bảo bạn có một nơi làm việc cố định ở nhà, tối thiểu là một bàn làm việc. Ngồi trên sofa hay trên giường phù hợp với việc bạn làm việc ngoài giờ mà không phù hợp với việc làm việc 8 tiếng một ngày.
• Tuy sẽ có khó khăn, hãy đàm phán với người nhà để bạn có những thời gian riêng tránh không bị quấy rầy, đặc biệt khi các bạn thực hiện các cuộc gọi video call với nhóm.
• Đảm bảo bạn có đầy đủ nước uống, đồ ăn nhẹ nếu cần thiết và thực hiện việc nghỉ ngơi 15 phút sau 2 tiếng làm việc liên tục. Hãy đi lại, hít thở và thực hiện một số động tác thể dục nhẹ khi nghỉ ngơi.
• Đảm bảo bạn tích trữ đủ lương thực thực phẩm cho 14 ngày, kể cả một số thuốc dự phòng.
2. TƯ TƯỞNG LÀM VIỆC SẴN SÀNG
• Hãy nhớ bạn đang làm việc từ xa, thực sự làm việc, chứ không phải nghỉ ở nhà và kết hợp làm việc.
• Sẽ có nhiều xao lãng, sẽ có khó khăn hơn trong việc giao tiếp và chia sẻ công việc với đồng nghiệp- nhưng chúng ta sẽ làm tốt hơn từng ngày. Công nghệ sẽ hỗ trợ các bạn.
• Bạn sẽ cảm thấy đơn độc và đơn điệu- hãy nhớ đây là thời kỳ khủng hoảng và nó sẽ không kéo dài. Hãy dành cả thời gian cho vui đùa với đồng nghiệp trên không gian mạng để giảm bớt căng thẳng.
• Minh bạch và rõ ràng là chìa khóa của làm việc từ xa hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều được ghi chép lại và mục tiêu của chúng ta là hoàn thành các dự án và sản phầm
3. KẾ HOẠCH LÀM VIỆC SẴN SÀNG
• Tất cả mọi người bắt buộc phải xây dựng To Do List trên Basecamp muộn nhất vào 6.30PM của ngày hôm trước
• Cuộc gọi Working in Progress (WIP) đầu tiên sẽ bắt đầu vào lúc 9.00AM. Từng thành viên trong nhóm sẽ điểm lại To Do List của mình và liệt kê những việc mình sẽ hoàn thành trong ngày làm việc hôm nay.
• Tùy thuộc vào dự án, trưởng nhóm sẽ quy định về thời gian các cuộc Zoom kế tiếp
• Cuộc gọi Working in Completion (WIC) sẽ bắt đầu vào 4.30. Các thành viên điểm lại những gì mình đã hoàn thành trong ngày và các yêu cầu trợ giúp
Hãy ghi nhớ, lãnh đạo của các bạn luôn ở bên cạnh (trên không gian mạng) khi bạn cần
Ngoài ra dưới đây là 8 Ứng dụng mình sưu tầm để hỗ trợ cho công việc:
1. Zoom: Meeting video qua điện thoại, hoặc laptop => Cả công ty, công ty và client
2. Frame.io: Dùng để góp ý video và hình ảnh ==> Trang này có thể thay thế cho Youtube, khách hàng có thể feedback trực tiếp trên video clip.
3. Instagantt: Quản lý timeline, workflow. ==> Phù hợp với Account/Producer khi chạy dự án
4. Boords: làm và chia sẻ Storyboard, Animatic và feedback theo frame khá tiện. ==> Hỗ trợ Creative trong việc làm board.
5. Slack: Giao tiếp nội bộ. ==> App này cũng tương tự như Skype nhưng có đồng bộ một số tính năng khác cũng khá hay như thiết lập nhắc nhở.
6. Basecamp: quản lý và giao tiếp với khách hàng khi làm dự án.
7. Dropbox: Lưu trữ file.
8. Freshbooks: Quản lý chi phí, invoices.
Hi vọng giúp được mọi người. Cũng để cảm ơn mọi người thời gian quan đã dõi theo (stalk) Thương <3
#ChaiyoThuong
