Tất – Tần – Tật Kinh Nghiệm Để Tổ Chức Workshop Đầu Tiên

0
1193
Chào các bạn đang quan tâm đến chủ đề này,
Thương viết bài viết này khi một người anh hỏi mình kinh nghiệm tổ chức workshop đầu tiên cho anh.
Nhân đây Thương cũng chia sẻ với các bạn luôn để thêm góc nhìn tham khảo. Chuyên môn chính là đạo diễn và biên kịch. Nên bài viết này được đúc rút ra từ kinh nghiệm mình tổ chức chuỗi hơn 30 workshop về biên kịch đạo diễn và sáng tạo nội dung.
Workshop đầu tiên Thương tổ chức cách đây 3 năm đến nay đã có hơn 2000 bạn tham dự và nhìn lại cả hành trình đã qua mình rút ra được vài kinh nghiệm muốn chia sẻ với các bạn.
3 khâu chính của một workshop
Đó là chuẩn bị, tổ chức và hậu workshop
Để các bạn dễ hình dung mình sẽ chia sẻ theo 3 khâu chính này.
Workshop cũng có online và offline
Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ về online trước nhé
Khâu 1: Chuẩn bị trước workshop online
Về nhân sự chỉ cần 1 nhân sự là có thể vận hành được workshop online cho 30 – 100 người rồi. Hơn thì bạn cần người hỗ trợ.
Xác định luôn là bạn cần đa nhiệm và có khả năng truyền thông cho workshop của mình để tối ưu ngân sách.
Nếu là workshop đầu tiên bạn không cần quá áp lực về việc thật nhiều người tham gia. Quan trọng là chất trước lượng sau.
Về công việc
  • Đo lường mức độ quan tâm về chủ đề sắp làm
  • Lên form đăng kí workshop (Bạn có thể tham khảo form đăng kí của Thương)
  • Tạo sự kiện về workshop trên Facebook
  • Thiết kế hình ảnh cho workshop bằng canva
  • Viết bài về workshop
  • Lên danh sách khách mời (Nếu có)
  • Liên hệ người hỗ trợ truyền thông, khách mời (nếu có)
  • Tạo nhóm zalo để các bạn gửi bill (Nếu workshop có phí. Group này ai join cũng được.)
  • Tạo nhóm zalo chính thức để các bạn gửi bill xong được add vô (Group này nên để chế độ duyệt trả lời câu hỏi mới vào được)
  • Viết thông tin chính thức về workshop để ghim đầu zalo để các bạn đã đăng kí nắm được thông tin
  • Liên tục cập nhật thông tin đến ngày workshop chính thức diễn ra
  • Đặt lịch trong group workshop
Bước quan trọng nhất trong khâu chuẩn bị này là
  • Kiến thức chia sẻ có giá trị cho người nghe.
  • Đầu tư slide cho workshop
  • Timeline cho workshop
  • Phần thực hành để người học ứng dụng được lý thuyết
Về công nghệ
Đa phần các workshop online được tổ chức trên zoom.
Nên bạn nên mua zoom pro để có thể tổ chức được dưới 100 người và có zoom doanh nghiệp nếu muốn tổ chức tầm 1000 người
Có khả năng ghi hình để xem lại
Nếu là lần đầu bạn nên thử tạo 1 buổi zoom nhỏ add bạn bè để thành thạo các chức năng trong zoom. Nhất là chia sẻ màn hình, Tạo nhóm, Tắt tiếng toàn bộ,…
Đảm bảo wifi không bị gián đoạn. Backup 3G
Bây giờ có thể ứng dụng AI để chat tự động với người đăng kí workshop khi họ tìm hiểu thông tin trước khi ra quyết định.
Về phần hình ảnh và âm thanh
Hiện tại thay vì mua một webcam mắc tiền bạn có thể dùng điện thoại làm camera. Lưu ý cần chung icloud và cập nhật hệ điều hành mới nhất.
Có thể đầu tư thêm mic để chất lượng âm thanh tốt hơn.
Về tâm lý
Hoàn thành trước hoàn hảo sau. Hãy chuẩn bị kĩ nhất có thể còn lại là tin vào chính mình và kiến thức mình sắp chia sẻ hữu ích với mọi người.
Trong các bước sau Thương sẽ hướng dẫn làm thể nào để workshop sau tốt hơn workshop trước.
Khâu 2: Tổ chức workshop online
Nếu workshop miễn phí thì bạn cần chuẩn bị tinh thần sẽ rơi rụng rất nhiều.
Nếu workshop có phí thì tỉ lệ tham gia sẽ cao hơn nhưng bạn phải chắc chắn là nó xứng đáng với phí và thời gian của người tham gia.
Kiểm soát kì vọng của tất cả người tham gia và thời gian từng phần
Bạn nên có phần hâm nóng hỏi han ngắn trước khi workshop diễn ra. Chuẩn bị nhạc cho từng phần nhất là khoảng thời gian chờ đầu chương trình.
Đặc biệt hãy khuyến khích người tham gia tương tác trong quá trình học vì workshop online khó tạo lửa và giữ lửa hơn offline nhiều.
Mình gợi ý: Nghe rõ âm thanh các bạn comment số 1 nhé, Ai chưa hiểu có thể comment số 2 nha, Các bạn nghe đến đây có câu hỏi gì hỏi thoải mái hen…
Workshop không nên kết thúc quá muộn hoặc quá sớm vì dễ gây tâm trạng hụt hẫng cho người tham gia. Nên bạn cần control thời gian thật tất. Tập luyện trước khi làm chính thức, chuẩn bị những câu hỏi backup
Cuối workshop nên có form khảo sát, khảo sát ngay trong workshop để biết điều gì cần cải thiện điều gì đã làm tốt
Cuối buổi đừng quên chụp hình lại để có chất liệu truyền thông hậu workshop bạn nhé.
Khâu 3: Hậu workshop
Bước này không bắt buộc nhưng Thương chưa bao giờ bỏ qua là cám ơn những người tham gia workshop và bất cứ ai đã hỗ trợ mình làm ra workshop này bằng một bài post trên trang cá nhân kèm hình ảnh.
Xem kĩ lại file cảm nhận hậu workshop để rút kinh nghiệm cho workshop sau cũng như phát huy những gì đã làm tốt. Tiếp tục lên kế hoạch cho workshop sau.
Sau khi tổ chức rất nhiều workshop đến nay mình đã có group hóng workshop của mình và chồng mình với gần 600 thành viên.
Thương hi vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp những bạn lần đầu tổ chức workshop đỡ bỡ ngỡ hơn.
Nếu các bạn muốn đọc tiếp bài sau về cách tổ chức workshop offline, hoặc có câu hỏi gì hãy comment Thương biết nhé.
càng chăm chỉ, càng may mắn

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây